Näin rakensimme OSAOn uuden intran
Moderni, selkeä ja käyttäjälähtöinen alusta koko henkilöstölle
Elementti näyttää Voice Intuitiven kuuntelunapin ja translate-valikon
Koulutuskuntayhtymä OSAOn henkilöstön intran uudistaminen oli reilun kahden vuoden projekti, ja se saatiin päätökseen viime vuoden lokakuussa. Uusi intra on ollut nyt käytössä neljä kuukautta. Mitkä ovat tunnelmat nyt sekä intran käyttäjillä että ylläpitäjillä?
Halusimme avata intran ennen isoa, vuoden 2026 alussa tapahtuvaa organisaatiomuutosta. Tavoitteena oli, että intra tarjoaa alustan ajantasaiselle ja yhdenmukaiselle muutosviestinnälle, kuvastaa uutta toimialaorganisaatiota ja tukee henkilöstöä muutoksessa.
Vuonna 2020 avattuun OSAOn vanhaan intraan oli kertynyt paljon vanhentunutta tietoa, ja se oli päässyt rönsyämään niin ulkoasun kuin rakenteenkin osalta. Tietoa oli paljon, mutta haasteita tuli etenkin vanhan dokumentaation poistamisessa. Kun uutta tietoa oli kerrytetty ilman että vanhaa tietoa oli poistettu, tietomassa oli kasvanut ja se sekoitti hakutoiminnon osumatarkkuutta ja heikensi käytettävyyttä oleellisesti.
Käyttäjät suunnittelun ytimessä
Intran uudistusta veti kuuden hengen työryhmä, jossa oli asiantuntijat OSAOn IT:stä, laadunhallinnasta, viestinnästä ja asiakirjahallinnasta. Alusta asti oli selvää, että haluamme osallistaa käyttäjiä mahdollisimman laajasti.
Hyödynsimme palvelumuotoilun menetelmiä, järjestimme työpajoja ja haastattelimme käyttäjiä kysyen: Mihin käytät intraa? Mitä kehittäisit nykyisessä intrassa? Mikä toimii hyvin? Pyysimme käyttäjiä myös ryhmittelemään asiakokonaisuuksia intran rakenteen hahmottamiseksi.
Käyttäjien kuuleminen avasi silmiä ja korvia. Toisille järjestelmä on jokapäiväinen työkalu, toiset soittavat mieluummin kollegalle kuin lähtevät etsimään tietoa intrasta. Intra on meidän laatujärjestelmämme, joten soisi kaikkien, myös jo pitempään talossa olleiden, perehtyvän, miten meillä on asiat prosessoitu ja ohjeistettu. Vanhentunut tieto nousi esiin näissäkin keskusteluissa: intrassa olevaan tietoon pitää pystyä luottamaan.
Palasimme käyttäjien palautteisiin tuon tuostakin pitkin intraprojektia, jotta kehitystyö pysyi tavoitteissa ja uudesta intrasta tulisi sellainen, joka palvelisi aidosti käyttäjien tarpeita.
Uusi alku puhtaalta pöydältä
Pitkän pohdinnan paikka oli se, muokkaammeko vanhaa intraa vai rakennammeko kokonaan uuden. Lopulta päädyimme rakentamaan kokonaan uuden intran useammastakin syystä. Ensinnäkin intralle ei voinut tulla käyttökatkoa, ja uuden intran rakentaminen vanhan rinnalla mahdollisti katkeamattoman intrapalvelun henkilöstölle. Toiseksi vanhaan intraan oli kertynyt niin paljon vanhaa tietoa, että sen läpikäynti olisi ollut verrattain työlästä ja aikaa vievää. Uuden intran rakenteen hahmottaminen ja sisällön asteittainen, hallittu hahmottelu oli helppoa, kun saimme työskennellä puhtaalta pöydältä.
Teknologiana säilytimme SharePointin Office365-ympäristön, joka tukee kuntayhtymän käytössä olevaa teknologiaa. Lisäksi organisaatiostamme löytyy vahvaa Microsoft-osaamista. Tämä mahdollisti sen, että pystyimme rakentamaan uuden intran alusta loppuun täysin omana työnä.
Projektin eri vaiheissa testasimme tekoälyn mahdollisuuksia. Uudessa intrassa AI-avustaja toimii käyttäjän apuna tiedon paikallistamisessa sekä hakutoiminnon tehostajana.
Yhdenmukainen sisältö, selkeä rakenne
Kuten edellisessäkin intrassa, myös uudessa intrassa sisällöntuotanto on hajautettu: tieto tuotetaan yhteisesti käytettäväksi siellä, missä se syntyy. Käytännössä intraan tuottaa sisältöä liki 40 työntekijää.
Otimme sisällöntuottajat projektiin mukaan heti, kun sisältörakenne oli hahmottunut ja johtotasolla hyväksytty. Hyvää, ajan tasalla olevaa sisältöä oli hyvin olemassa, mutta nyt se tuli tiivistää ja sovittaa uuteen, yhdenmukaiseen sivupohjaan. Yhdenmukaisten sivupohjien avulla pyrimme parantamaan sivuston loogisuutta ja opittavuutta: kun rakenne toistuu joka sivulla samanlaisena, käyttäjä hahmottaa sisällöt helpommin ja intran käyttö sujuvoituu. Myös kuvia ja kuvioita karsittiin reilusti saavutettavuuden ja sivuston selkeyden saavuttamiseksi.
Sisällöntuottajien rooli sivuston käytettävyyden kannalta on merkittävä. Määrittelimme yhteiset periaatteet sille, että intrassa oleva tieto pysyy ajantasaisena: vanhentuneet sisällöt ja tiedostot poistetaan säännöllisesti eikä tarpeettomia dokumentteja säilytetä. Tiedostojen nimeämiseen laadittiin yhtenäinen malli, jotta hakutoiminto löytää sisällöt mahdollisimman hyvin.
Pidimme yhteisiä koulutuksia sisällöntuottajille, sekä ohjasimme heitä yhteisillä intraklinikoilla ja verkon kautta. Teams-keskustelukanavalla jaoimme materiaalia ja vinkkejä sekä ohjasimme sisällöntuottajien työskentelyä. Teimme myös laajan Intran sisällöntuottajien käsikirjan, jonne keräsimme tärkeimmät ohjeistukset intran tekijöille. Halusimme varmistaa käsikirjankin kautta, että uusi intra olisi yhdenmukainen kaikilta osin ja hyvän verkkopalvelun ominaisuudet ja käytettävyys toteutuisivat mahdollisimman hyvin.
Kokemukset puhuvat
Uusi intra on palvellut nyt neöjä kuukautta, ja olemme keränneet koko sen ajan palautetta henkilöstöltä. Palautteiden keskiarvo on 3,93/5. Parhaimman arvion on saanut väittämä ”Tieto on ajantasaista” ja heikoimman väittämä ”Intrassa on helppo navigoida”. Visuaalisuuden karsiminen on aiheuttanut eniten eriäviä mielipiteitä: toiset pitävät pelkistetystä linjasta, mutta toiset kaipaisivat sivuille enemmän kuvia ja visuaalisuutta.
Käymme palautteet säännöllisesti läpi ja käytämme niitä intran jatkokehittämiseen. Joitain toivottuja muutoksia olemme vieneet jo testausvaiheeseen. Pääperiaate on, että keräämme rauhassa palautetta ennen kuin alamme toteuttamaan isompia muutoksia. Käyttäjille tulee antaa aikaa tottua uuteen järjestelmään ja sen logiikkaan, jotka tulevat tutuiksi vain intraa käyttämällä.
Tavoitteena luotettava, ajantasainen ja aktiivisesti käytetty intra
Tiivis yhteydenpito sisällöntuottajien kanssa on ainut tae sille, että emme ole parin vuoden päästä samassa tilanteessa kuin edellisen intran kanssa. Uusien sisällöntuottajien perehdyttäminen, koulutukset ja intran päivityksen tärkeyden pinnalla pitäminen ovat edellytyksiä sille, että intran tieto pysyy ajan tasalla eikä sinne kerry vanhaa tietoa. Tämä taas lisää intran käytettävyyttä ja luotettavuutta henkilöstön silmissä.
Hyvien käyttökokemusten kautta saamme intraan lisää käyttäjiä ja kollegoiden kuormittumista vähennettyä. Ensi kerralla, kun kaipaan työhöni liittyvää tietoa, mitäpä jos katsonkin ensin intrasta ennen kuin pirautan esihenkilölle?
Blogin on kirjoittanut intratyöryhmä, johon kuuluivat erityissuunnittelija Sauli Alaruikka (puheenjohtaja), viestintäpäällikkö Marsa Jurvakainen, viestinnän suunnittelija Heli Raappana, IT-pääsuunnittelija Juhani Harju, kehityspäällikkö Sari Hyrkäs ja asiakirjahallinnon suunnittelija Leena Metso.
