Asiakirjajulkisuuskuvaus

Käyttötarkoitus

Hallintoasiain tietovarannon käyttötarkoitus on hallintoon liittyvien asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää OSAOn päätöksentekoon, hallintoon ja johtamiseen, hallinnon valvontaan ja tarkastukseen liittyvät tietoaineistot sekä vakuutusasiat.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: virallisten toimielinten päätöksenteko, viranhaltijapäätökset, ulkoinen ja sisäinen valvonta, vakuutuslajit, toiminnan ja talouden ohjaus sekä sopimuslajit.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. asianumeroa, asian tai asiakirjan otsikkoa, päätöspäivämäärää, päätöksentekijä, yrityksen nimeä, y–tunnusta.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä sekä kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmässä.

Internetissä

Virallisten toimielinten (yhtymäkokous, yhtymähallitus, tarkastuslautakunta) kokousten tietoaineisto sekä Kuntalain (410/2015) 140 §:n mukaan julkaistavat viranhaltijapäätökset löytyvät OSAOn www-sivuilta. Kokousaineistosta näkyvät viimeisen kahden vuoden ajalta julkaistut esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen. Viranhaltijapäätökset ovat näkyvillä 30 päivää päätöksen julkaisemisesta.

OSAOn www-sivuilta löytyvät lisäksi seuraavat hallintoasiain tietovarantoon kuuluvat kulloinkin voimassa olevat asiakirjat: strategia ja laatujärjestelmän kuvaus, perussopimus, hallintosääntö, yhtymähallituksen toimivallan siirtäminen (delegointiohje), konserniohje, tarkastuslautakunnan arviointikertomus, tilintarkastuskertomus, toiminta- ja taloussuunnitelma, sidonnaisuusrekisteri sekä eettinen toimintaohje.

Käyttötarkoitus

Henkilöstöasiain tietovarannon käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi ja palvelussuhteen aikainen asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää henkilöstösuunnitteluun, rekrytointiin, palvelussuhteeseen, palkanmaksuun ja palkitsemiseen, kouluttautumiseen, matkustamiseen ja työterveyshuoltoon liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelussuhteen tiedot, palkka- ja verotustiedot, loma-, poissaolo-, työaika- sekä koulutus- ja työuratiedot.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. henkilön nimeä, päätösnumeroa, asian/asiakirjan otsikkoa, päätöspäivämäärää.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään OSAOn omissa henkilöstöhallinnon järjestelmissä: rekrytointijärjestelmässä, matkahallintajärjestelmässä, osaamisen kehittämisjärjestelmässä, työajanseurantajärjestelmässä sekä kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmässä. Työterveystietoja käsitellään työterveyspalveluja tarjoavan ulkopuolisen toimittajan järjestelmässä. Lisäksi tietoaineistoja käsitellään Monetra Oy:n hallinnoimissa henkilö- ja työsuhdetietojen hallintajärjestelmässä sekä palkkajärjestelmässä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyy voimassa olevat henkilöstö- ja koulutussuunnitelma & tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma sekä henkilöstöraportti.

Muuta huomioitavaa

Pääsääntöisesti henkilöstöasiain tietovarannon yksittäistä henkilöä koskevat tietoaineistot ovat saatavilla vain henkilölle itselleen.

Käyttötarkoitus

Kehittämistoiminnan tietovarannon käyttötarkoitus on hanketoimintaan liittyvien asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää hankesuunnitteluun, hankkeen rahoitukseen, toteuttamiseen ja tuotoksiin liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: henkilötiedot, hanketiedot, yhteistyökumppanien tiedot ja taloustiedot.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. hankkeen nimi, rahoitusmuoto, strateginen tavoite, toimintaprosessi ja hankkeen tila.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään hankehallinnan, asianhallinnan sekä rahoittajien hankehallinnan (esim. EURA) tietojärjestelmissä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyy hanke-esittelyt ja hankkeiden tuotoksia. Osalla hankkeista voi olla omat www-sivut, joihin linkki löytyy hanke-esittelystä.

Käyttötarkoitus

Kiinteistöasioiden tietovarannon käyttötarkoitus on maa-alueiden ja kiinteistöjen/tilojen hankintaan ja luopumiseen sekä kiinteistöjen elinkaaren aikana tapahtuvaan ylläpitoon ja käyttöön liittyvä asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää maa-alueiden ja kiinteistöjen/tilojen myyntiin, ostoon ja vuokraukseen sekä kiinteistöjen rakentamiseen, peruskorjaukseen, kunnossapitoon ja huoltoon sekä kiinteistötekniikkaan liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen tietoryhmistä: piirustukset, ilmakuvat, käyttöpäiväkirjat, sopimukset, tekniset järjestelmät, mittaritiedot, tarkastuspöytäkirjat, raportit, muistiot.

Hakutekijät

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kohdetieto, tila, otsikko, asiasana.

Tietojärjestelmät

Tietoa käsitellään seuraavissa järjestelmissä: kiinteistönhallintajärjestelmä ja kiinteistötietojärjestelmät, kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmä, asianhallintajärjestelmä

Käyttötarkoitus

Turvallisuusasioiden tietovarannon käyttötarkoituksena on käsitellä kiinteistöjen turvallista ja terveellistä käyttöä, henkilökunnan ja opiskelijoiden ohjeistusta onnettomuus- ja vaaratilanteisiin sekä miten turvatekniikkaa hyödynnetään kiinteistöissä onnettomuuksien ja vaaratilanteiden ennalta ehkäisemisessä ja kiinteistöjen suojaamisessa.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää suunnitteluun, ohjaukseen ja valvontaan sekä turvatekniikkaan liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen tietoryhmistä: pelastus- ja kriisisuunnitelmat, turvallisuuteen liittyvät ohjeet, tarkastuspöytäkirjat, raportit, piirustukset, ilmakuvat, sopimukset.

Hakutekijät

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi kohdetieto, asiasana tai asiakirjan otsikko.

Tietojärjestelmät

Tietoa käsitellään seuraavissa tietojärjestelmissä: kiinteistötietojärjestelmä, turvatekniset järjestelmät, kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmä sekä asianhallintajärjestelmä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyy pelastussuunnitelma.

Käyttötarkoitus

Opetus- ja sivistystoimen tietovarannon käyttötarkoitus on lainsäädäntöön ja järjestämislupaan perustuva koulutuksen järjestämiseen liittyvä asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto sisältää opetustoimen ohjaukseen, työelämäyhteistyöhön, asiakashankintaan, hakeutumiseen, opiskeluoikeuteen, henkilökohtaistamiseen, osaamisen hankkimiseen, työpaikalla oppimiseen, osaamisen osoittamiseen ja arviointiin, kurinpitoon sekä ohjaus- ja tukipalvelujen järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: hakijan, opiskelijan, huoltajan, opettajan, muun henkilöstön sekä työpaikkaohjaajan ja työnantajan henkilötiedot ja yhteystiedot, osaamisen arvioijien henkilötiedot ja yhteystiedot, opiskelijan opiskeluoikeus ja sen muutokset, poissa- ja läsnäolot, henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma, pedagoginen tuki, palaute opintojen etenemisestä, opintojen edistymisen seuranta, arvosanat ja todistustiedot. Tarvittaessa erityinen tuki ja arvioinnin mukauttaminen, ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen sekä opiskeluhuoltokertomus, jotka ovat salassa pidettäviä tietoja.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. henkilön nimeä, henkilötunnusta tai oppijanumeroa tai asian/asiakirjan otsikkoa.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään OSAOn omissa opintohallinnon järjestelmissä: opintohallintorekisterissä, asiakkuudenhallintajärjestelmässä, digitaalisissa oppimisympäristöissä ja KOSKI-palvelussa (opintosuoritusten valtakunnallinen tietopalvelu, Opetushallitus) sekä asianhallintajärjestelmässä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyvät voimassa olevat opiskelijoita koskevat lakisääteiset suunnitelmat (mm. opiskeluhuollon suunnitelma, suunnitelma kurinpitotoimien käyttämisestä, päihdetoimintamalli), järjestyssäännöt, esittelyt tutkinnoista ja koulutuksista sekä opiskelusta.  OSAOn www-sivuilla voidaan julkaista hakijan tai opiskelijan luvalla tieto opiskelijavalinnasta tai tutkinnon suorittamisesta.

Opetushallitus julkaisee tutkintojen perusteet  ePerusteissa.

Muuta huomioitavaa

Pääsääntöisesti opetus- ja sivistystoimen tietovarannon yksittäistä henkilöä koskevat tietoaineistot ovat saatavilla vain henkilölle itselleen ja niiden luovuttaminen muille edellyttää laista tulevaa oikeutta tai asianomaisen suostumusta.

Käyttötarkoitus

Talousasiain tietovarannon käyttötarkoitus on lainsäädäntöön perustuva taloushallinnon järjestäminen ja siihen liittyvien asioiden käsittely.

Tietoaineistot

Tietovaranto käsittää taloussuunnitteluun, kirjanpitoon, myynti- ja ostolaskutukseen, kassatoimintaan, matkustamiseen, hanketaloushallintoon, käyttöomaisuuteen sekä hankintoihin liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: henkilötiedot ja yritystiedot, laskutus, tilaukset, saatavat, ostot ja myynnit.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. y-tunnusta, henkilön/yrityksen nimeä, laskulajia, laskunumeroa, tositenumero, laskentatunnistetta, summaa, päivämäärää.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään OSAOn omissa taloushallinnon järjestelmissä: matkahallintajärjestelmässä, kassajärjestelmässä ja taloussuunnittelujärjestelmässä. Lisäksi tietoaineistoja käsitellään Monetra Oy:n hallinnoimissa ostolasku-, kirjanpito- ja käyttöomaisuusjärjestelmissä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyy seuraavat voimassa olevat taloushallinnon asiakirjat: toiminta- ja taloussuunnitelma, tilinpäätös ja toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, konserniohje, asiakasmaksut, opiskelijamaksut sekä hinnastot.

Tiedonhallinta

Käyttötarkoitus

Tiedonhallinnan tietovarannon käyttötarkoitus on huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, säilyttämisestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.

Tietoaineistot

Tiedonhallinnan tietovaranto käsittää tietoturvaan, tietosuojaan, asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen, tietopalveluun, tietojärjestelmäpalvelujen ohjaukseen, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan ja tietojärjestelmien suunnitteluun ja käyttöön liittyvät tietoaineistot.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoaineistojen sisältämistä tietoryhmistä: ohjeet, seloste henkilötietojen käsittelytoimista, arkisto-, diaari- ja hävitysluettelot, arkistonmuodostussuunnitelmat, tietojärjestelmän kuvaus ja henkilöstön perustiedot.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. asiakirjan/asian otsikkoa, asiatunnusta ja tietojärjestelmän nimeä.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, intranetissä, käyttäjähallintajärjestelmässä, kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmässä.

Internetissä

OSAOn www-sivuilta löytyy tietojärjestelmien käyttöohjeita, tietosuojaperiaatteet, kuvaukset rekisteröityjen informoimiseksi, ohjeet ja lomakkeet tietopyyntöjen tekemiseen sekä henkilötietojen väärinkäyttöepäilyistä ilmoittamiseen sekä tietoa evästeistä ja yksityisyydensuojasta.

Viestintä

Käyttötarkoitus

Viestinnän tietovarannon käyttötarkoitus on viestintä ja markkinointi.

Tietoaineistot

Viestinnän tietovaranto käsittää seuraavat tietoaineistot: viestinnän ja markkinoinnin periaatteet ja ohjeet, viestintä- ja markkinointimateriaalin ja www-sivut.

Tietoryhmät

Esimerkkejä tietoryhmistä: uutiskirjeet, kuvat, videot, esitteet, mainokset, lehtileikkeet ja julkaisut.

Hakutekijät

Hakutekijöinä voidaan käyttää mm. asiakirjan otsikkoa, koulutusalaa tai julkaisuvuotta.

Tietojärjestelmät

Tietoaineistoja käsitellään ja viestintä- ja markkinointimateriaalia voi katsoa seuraavilla OSAOn some-kanavilla: youtube, facebook, linkedin, instagram, twitter, snapchat sekä osao.fi-verkkosivuilla. Lisäksi viestintä- ja markkinointimateriaalin julkaisemisessa käytetään mailchimp, issuu, canva -sovelluksia sekä kuvapankkitietojärjestelmää. Tietoaineistoja käsitellään myös intranetissä sekä kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmässä.